Blog


Хайп комюникейшънBlog • Как да управлявате е-мейла си по-ефективно?

Как да управлявате е-мейла си по-ефективно?

Мейлът е едно от най-употребяваните средства за комуникация в бизнеса в днешно време. Той ни позволява да се свързваме един с друг, дава ни възможност да работим заедно, да споделяме файлове или бележки без значение къде се намираме. Употребата е бърза и лесна и това повишава популярността му в бизнеса. За сметка на това се налага да се справяме с ужасно много мейли през деня, това се отнася двойно повече за работещите в сферата на комуникациите, които буквално живеят със своя мейл.

Ето няколко прости трика как да управлявате е-мейл пространството си по-добре, за да не се превърнете в негови роби. Това е важно за мениджмънта на нашето време, за концентрацията ни, за подредбата по приоритети на задачите и куп друг проблеми, които в крайна сметка ни лишават от свободно време за креативност или за срещи с любими хора.

1/  Определете точно време, в което да проверявате мейла си

В никакъв случай не се подхлъзвайте по плоскостта на това да проверявате мейла си всеки път щом чуете сигнал от компютъра или телефона за получен мейл. Да определите време за проверка на мейла със сигурност ви направи по-продуктивни през деня, помагайки да не прекъснете важна работа и нарушавайки концентрацията си. Отделете по 30мин. сутрин с кафето на работа за тази задача, както и след обяд и преди да си тръгнете от офиса, като не забравяте да отбележите мейлите, на които остава да отговорите на следващия ден. В професията на комуникаторите битуваше неписано правило, че на мейл се отговаря в рамките на 30мин., но съвременните трендове със сигурност не биха подкрепили тази теза, по същия начин, по който мултитаскинга остана в историята като неефективна практика.

2/ Изтривайте ненужните мейли

Когато влезете в мейла си бързо изтрийте спама и ненужните мейли, отделете време и да се unsubscribe-нете от newsletter , към който вече не проявявате интерес. Това ще ви спести време и енергия за препускане през толкова ненужна информация.

3/ Организирайте кутията по папки

Можете да организирате кутията си по папки спрямо естеството на вашата работа. Ако сте проектен мениджър например, можете да разделите пощата по проекти и клиенти и да настроите пощата така, че автоматично да препраща мейлите получени от конкретен човек в определена папка. Това значително ще подобри работата ви по приоритети.

3/ Разучете и използвайте всички опции на пощенската си кутия

Със сигурност боравенето със стотиците опции на пощенската кутия може да изглежда досадна задача, но със сигурност в дългосрочен план ще ви спести изключително много време. Препоръчваме например да използвате опция за отбелязване на определени мейли като задачи. Така ще имате допълнителен поглед върху тях и ще ви се напомня, че съдържанието в тях предполага извършването на конкретна задача в определен срок. Категоризирането с цветове , автоархивирането и безбройните други опции несъмнено ще станат ваши неотменни помощници.

4. Пишете по-малко мейли

Правилото е просто: Ако искате да получавате по-малко мейли, пишете по-малко мейли. Използвайте повече опцията за явно копие, за да не се налага да изпращате мейл на всеки член на екипа, с когото работите в момента. Избягвайте и мейлите, пълни с ненужно съдържани и не на последно място – не забравяйте, че в някои случаи, телефонният разговор или личната среща са по-удачни – все пак в писмената комуникация се губи интонацията и жестовете и може да останете разбрани погрешно.


търси
Категории
Архиви